Dernière mise à jour: lundi 26 août 2019 17h09
Code de vie commune ESPACE TI
Afin que l’espace Coworking Espace TI demeure un lieu sympathique où il fait bon être et travailler, tous les usagers des lieux sont priés de bien vouloir respecter les principes énoncés ici.
Respect des équipements, mobiliers, de l’aménagement de l’espace
Le matériel mis à votre disposition par Espace TI est à respecter “en bon père de famille” afin d’offrir un service égal à tous les membres.
Politesse et courtoisie avec la communauté des coworkeurs.
L’espace de coworking est aménagé en 4 parties :
- L’espace commun, grande salle de travail partagée avec les autres membres du cowork
- L’espace de détente aménagé dans cette salle de cowork
- Les bureaux fermés et attitrés
- Les espaces de vis commune comprenant la salle de réunion et la petite cuisine.
Merci de garder dans tous ces lieux une atmosphère studieuse et calme afin de laisser les autres membres effectuer leurs travaux.
Veuillez également prendre la parole à voix basse et en alertant d’abord les autres coworkeurs.
Ordinateur portable
Il est recommandé de venir équipé d’un ordinateur portable pour profiter de l’espace de coworking. Toutefois, aucun matériel informatique n’est mis à disposition des membres. Munissez-vous de vos outils de travail. Espace TI ni Sherbrooke Innopole ne pourront être tenus responsable de tout vol ou fait de vandalisme contre votre matériel.
Tenue et comportement
Les personnes sont invitées à se présenter en tenue décente et avoir un comportement correct à l’égard de toute personne présente dans les locaux de l’espace Coworking.
Usage du matériel
Chaque personne a l’obligation de conserver en bon état le matériel qui lui est confié. Les personnes sont tenues d’utiliser le matériel conformément à son objet. L’utilisation à d’autres fins, notamment personnelles, est interdite, sauf pour le matériel mis à disposition à cet effet. Toute anomalie dans le fonctionnement des machines et du matériel et tout incident doivent être immédiatement signalés aux responsables.
Consignes à suivre
– Coworking Espace TI ainsi que le reste du bâtiment sont un espace non-fumeurs
– Respecter les lieux et le matériel, nettoyer après soi
– Utiliser les ressources partagées (café, imprimante) de façon raisonnable
– Respecter les besoins de calme d’autrui
– Se comporter de façon à entretenir de bonnes relations avec les autres utilisateurs de l’espace Coworking, le voisinage, etc.
– Parquer les voitures dans le stationnement de l’espace et dans les aires publiques respecter le stationnement réservé aux visiteurs du bâtiment
– Fermer lumières et portes quand on part en dernier
Téléphone et autres activités sonores
• Éviter d’utiliser les téléphones au niveau de l’espace Coworking. A l’extérieur, s’éloigner suffisamment de l’espace afin de ne pas déranger les locataires coworkeurs. Utilisez la cuisine, salle de réunion, espace détente ou l’espace commun.
• Si le volume sonore des appels téléphoniques d’un autre membre est dérangeant, le lui signaler poliment; être attentif aux autres lorsqu’on est soi-même au téléphone. Respecter le besoin de silence des Coworkeurs.
• Coupez le son des ordinateurs et téléphones (éventuellement sonnerie discrète) et utilisez des écouteurs pour écouter de la musique ainsi que vos vidéos.
• Certaines activités considérées comme bruyantes ne seront pas tolérées au sein de l’espace.
Coin cuisine et Nourriture
• Ne pas manger ou déposer de nourriture sur les tables des autres membres.
• Bien nettoyer derrière soi après avoir mangé, bu, ou manipulé de la nourriture (tables et sol).
• Se servir dans le frigo et dans les étagères, et ne pas hésiter à mettre à la poubelle les denrées périmées rencontrées.
• Séparer les déchets vs le recyclage vs les déchets compostables
• Faire la vaisselle au fur et à mesure; ne pas entreposer de vaisselle sale sur les bords de l’évier, la petite étagère ou l’égouttoir
• Ranger la vaisselle propre et sèche.
Administratif
Les factures sont envoyées par courriel via l’application Cobot.
Perte, vol, dégâts
Le matériel laissé dans l’espace coworking, l’est sous la responsabilité de son propriétaire. Espace TI décline toute responsabilité en cas de perte, vol, dégâts. Il est recommandé aux membres de contracter une assurance vol simple valable hors du domicile.
Charte ESPACE TI
Ce document constitue le Règlement Intérieur de Espace TI. Il est établi par la Direction de Sherbrooke Innopole et reste modifiable à tout moment par cette dernière si des modifications liées à la sécurité et à la sûreté de l’espace de cowork étaient nécessaires. Il régit la relation entre Espace TI, d’une part, et l’utilisateur et ses collaborateurs d’autre part (ci-après « le ou les Bénéficiaire(s) agissant en qualité de locataire temporaire d’un espace de travail et/ou d’un bureau relativement à l’utilisation de Espace TI et est consultable au sein de l’espace de cowork par l’ensemble des utilisateurs par simple voie d’affichage ou sur le site __________________________
Espace TI
* Les horaires d’ouvertures de l’espace de coworking sont de 8h à 18h du lundi au vendredi.
* Toutes clés, cartes et badges d’entrée qu’Espace TI met à la disposition de l’utilisateur restera à tout moment la propriété d’Espace TI. L’utilisateur ne doit pas en faire de copies et/ou permettre à quiconque de les utiliser sans le consentement préalable et écrit d’Espace TI. Toute perte doit être immédiatement signalée à Espace TI et l’utilisateur devra payer des frais relatifs au remplacement des clés/cartes/badges d’accès ainsi qu’au remplacement des serrures en cas de besoin. Cette règle est nécessaire afin de garantir la sécurité et la sûreté de l’espace cowork. Si l’utilisateur est autorisé à utiliser le Cowork en dehors des heures de présence de l’équipe de Espace TI, il est de la responsabilité de l’utilisateur, à son départ, de fermer à clé les portes de ses bureaux ainsi que celles du cowork. Ceci afin de garantir la sécurité des occupants et des locaux du Centre.
* Des encarts et affichages dans la partie accueil sont prévus pour apposer le logo de l’utilisateur. Tout autre affichage (affiches, panneaux) visible de l’extérieur des pièces ou de l’extérieur du batiment doit faire l’objet d’une approbation écrite de l’équipe de Espace TI. L’utilisateur ne doit rien fixer aux fenêtres, aux murs ou autres parties du bureau ou du cowork sans autorisation préalable. L’utilisateur ne doit faire aucune modification ou ajout dans les bureaux ou dans les autres zones de l’espace de cowork sans l’autorisation préalable de Espace TI.
* L’utilisateur devra prendre soin de toutes les parties de l’espace de cowork attribué, de son équipement, des aménagements et meubles utilisés par lui. L’utilisateur veillera à ne pas altérer une quelconque partie de ces derniers.
* Les consignes de sécurité sont transmises lors de l’arrivée de l’utilisateur par l’équipe de Espace TI.
* Les règles de prévention, d’hygiène ainsi que celles relatives au respect du code du travail seront affichées dans les espaces de travail.
Utilisation du cowork
* L’utilisateur ne devra pas laisser ouvertes les portes des couloirs, les portes de sortie ou les portes palières. Aucun couloir, hall ou escalier ne devra être obstrué par l’utilisateur ou utilisé à d’autres fins que d’entrée et de sortie. L’utilisateur pourra utiliser les espaces communs uniquement avec l’accord d’Espace TI, lesdits espaces devant être conservés dans un état propre et accueillant à tout moment.
* L’utilisateur ne peut en aucun cas installer de câbles, d’équipements informatiques spécifiques autres qu’un ordinateur portable (ou un ordinateur de bureau), une imprimante personnelle, de périphériques informatiques nomades ou de connexions de télécommunication sans le consentement préalable et écrit de ESPACE TI qui se réserve le droit d’en refuser l’installation ou de le faire procéder par son sous-traitant, selon sa propre appréciation. Il en est de même pour tout équipement non bureautique ou électroménager.
* Le Cowork est destiné à usage exclusif de travail de bureau. L’utilisateur ne doit pas exercer d’activité mécanique dans le cowork, ne doit pas y cuisiner, ni utiliser ou permettre que soient utilisés dans le bâtiment, des combustibles à base de pétrole, d’essence, de kérosène pour le chauffage ou l’éclairage. Aucun élément jugé dangereux, explosif ou inflammable ne doit être apporté dans le cowork. Aucun gaz, odeur ou liquide dangereux n’est permis. Aucune arme à feu n’est permise.
* Le courant électrique sera utilisé uniquement pour l’éclairage ordinaire, pour l’alimentation électrique des ordinateurs personnels et des petits appareils.
* L’utilisateur ne pourra pas procéder à l’installation de postes de travail dans les couloirs, dans le hall de réception ou dans tout autre lieu, il ne s’installera qu’au bureau qui lui a été attribué dans l’espace de coworking (sous réserve de la disponibilité de places).
* L’utilisateur ne pourra introduire aucun animal dans l’enceinte de l’immeuble, exception faite des animaux d’assistance aux personnes handicapées qui seront alors uniquement utilisés à des fins d’assistance.
* L’utilisateur ne doit pas utiliser Espace TI pour la fabrication et/ou l’entreposage de marchandises sauf si un tel entreposage n’est que la résultante d’une d’activité principale de bureau.
* L’utilisateur n’occupera pas une quelconque partie de l’espace de cowork pour la fabrication, la vente, la promotion ou l’utilisation d’alcool, de drogues ou de tabac sous quelque forme que ce soit, sauf autorisation de la part des responsables d’Espace TI. De même, l’utilisateur ne permettra pas qu’une quelconque partie de Espace TI ne soit occupée ou utilisée à cet effet, sauf autorisation de la part des responsables d’ Espace TI.
* Aucune serrure ou verrou supplémentaire de quelque sorte que ce soit ne devra être placé par l’utilisateur sur les portes, rangements, fenêtres de Espace TI. Aucune modification ne sera apportée aux serrures ou mécanismes existants.
* Le démarchage, la sollicitation et le porte-à-porte sont interdits au sein de l’immeuble où est situé le Centre.
* Tous les biens appartenant à l’utilisateur ou à l’un de ses employés, représentants ou invités seront sous la seule responsabilité de ces personnes et Espace TI ne pourra pas être tenu responsable des dommages ou vol de ces biens.
* Il est interdit de fumer dans toutes les parties communes et privatives, y compris les salles de réunion.
* L’utilisateur ou ses dirigeants, administrateurs, employés, actionnaires, partenaires, agents, représentants, cocontractants ou invités, ne devront pas adopter quelque type de harcèlement ou de comportement abusif envers les membres de l’équipe de Espace TI , les autres utilisateur ou leurs invités, que ce soit verbalement ou physiquement dans Espace TI, et ce pour quelque raison que ce soit. Tout manquement engendrera la rupture immédiate de la location d’espace de bureau et la suspension des services.
* Espace TI se réserve le droit de suspendre ses prestations de services et/ou de résilier la location avec effet immédiat, dans l’hypothèse où Espace TI constaterait que ses équipements ou ses adresses sont utilisés dans le cadre d’une activité frauduleuse ou d’une activité susceptible d’enfreindre une disposition législative ou règlementaire.
Services et obligations
* Espace TI pourra convenir d’arrangements spécifiques pour l’utilisation des locaux en dehors des heures normales d’ouverture des bureaux d’Espace TI ou en dehors des jours de travail habituels du centre. Ces arrangements spécifiques seront susceptibles de donner lieu à une facturation supplémentaire qui pourra être évoquée au moment de la demande de l’utilisateur pour l’obtention de ces services complémentaires.
* Toute demande de modification de la dénomination sociale de l’utilisateur doit être adressée par écrit au Responsable de l’espace de cowork accompagnée du document légal justifiant cette modification afin de répondre aux obligations légales auprès des autorités compétentes. Toutes les factures éditées avant une telle demande seront libellées sous la dénomination sociale précédente de l’utilisateur et ne pourront être modifiées.
* L’utilisateur ne devra pas utiliser le nom Espace TI de quelque manière que ce soit dans le cadre de son activité sans autorisation préalable.
Utilisation d'emplacements de stationnement
Lorsque l’utilisateur loue un emplacement de stationnement, il sera tenu des obligations principales suivantes:
– ne laisser aucun véhicule en stationnement dans les passages communs, ni déposer des marchandises ou objets quelconques dans lesdits passages, qui seraient susceptibles de gêner la circulation,
– n’user de l’emplacement mis à disposition que pour l’usage auquel il est destiné et n’y apporter aucune modification (en toute hypothèse, la mise à disposition d’emplacement(s) de parking est à usage strictement civil ou privé à l’exclusion de tout usage commercial ou artisanal de quelque nature que ce soit),
– entretenir en bon état l’emplacement et le rendre en bon état,
– en cas de sinistres ou de dégradations engageant sa responsabilité, sans délai, procéder à la remise en état des lieux détériorés,
– informer immédiatement Espace TI de tous sinistres et dégradations se produisant dans les lieux mis à disposition, même s’il n’en résulte aucun dommage apparent,
– ne pas transformer les lieux mis à disposition, Espace TI pouvant, si l’utilisateur a méconnu cette obligation, exiger la remise en état des lieux, aux frais de l’utilisateur, à tout moment et au plus tard au départ de l’utilisateur.
– n’user de l’emplacement mis à disposition que pour garer un véhicule automobile de tourisme,
– l’utilisateur reconnaît qu’il est interdit d’avoir un dépôt d’essence ou de tous produits solides ou liquides pouvant provoquer un incendie,
– assurer son véhicule en responsabilité civile conformément à la loi en contractant avec une compagnie d’assurance notoirement solvable et justifier du paiement des primes à toutes réquisitions de Espace TI,
– n’entreposer aucun objet de quelque nature que ce soit sur l’emplacement concerné. En toute hypothèse, la mise à disposition d’emplacement de parking est faite à titre personnel, elle ne peut être cédée, sous louée ou transférée par quelque moyen que ce soit. Aucun transfert du droit d’occupation de l’utilisateur ne pourra être opposable à Espace TI.
Politique en matière informatique et technologique
Introduction
Ce paragraphe constitue la politique de connectivité Internet au sein d’Espace TI dans le cadre de laquelle l’utilisateur peut utiliser les services et les équipements de Télécommunication et Internet du cowork.
* En tant que Prestataire de Services, Espace TI s’engage à fournir une connexion Internet.
* L’utilisateur reconnaît que Espace TI ne représente qu’un simple canal dans le cadre des transmissions Internet de l’utilisateur, tout comme un opérateur internet, et que Espace TI décline toute responsabilité concernant le contenu transmis par l’utilisateur.
* Le service Internet Espace TI doit être uniquement utilisé conformément à la législation et son utilisation ne devra en aucun cas enfreindre les lois pénales ou civiles du droit national ou international ni toute autre exigence gouvernementale. De telles violations incluent, de façon non exhaustive, le vol ou la violation des droits d’auteur, des marques commerciales, des secrets commerciaux ou tout autre type de propriété intellectuelle ; la fraude ; la contrefaçon ; le vol ou le détournement de fonds, de cartes de crédit ou de données personnelles ; les infractions aux législations et aux réglementations propres au contrôle des exportations ; la calomnie ou la diffamation ; les menaces d’atteinte physique ou de harcèlement ; ou toute autre conduite constituant une infraction pénale ou entraînant une responsabilité civile. L’utilisateur s’engage à assurer la sécurité et la protection de base de ses systèmes contre les virus afin d’empêcher toute utilisation par autrui. L’utilisateur est tenu de prendre les mesures correctives qui s’imposent sur les systèmes comportant des faiblesses ou dont il est facile de tirer avantage dans le but d’empêcher toute utilisation abusive régulière.
* L’utilisateur garantit que l’utilisation du réseau et de l’internet s’effectuera uniquement aux fins de l’exercice de son activité. Il s’interdit et interdira à ses collaborateurs ou utilisateurs finaux toute pratique de téléchargement illégal, hacking et de piratage. L’utilisateur interdira à ses usagers la consultation de sites de propagandes, de sites terroristes, de sites à caractère pédophile ou pornographique. Le Prestataire se réserve le droit de mettre en place les dispositions de sécurité et les pare-feu restreignant l’accès à ces sites illicites ou de se mettre en relation avec le représentant de l’utilisateur, les services de police, le ministère de l’intérieur pour signaler tout agissement illicite d’un utilisateur qui aurait été porté à sa connaissance.
* L’utilisateur n’est pas autorisé à enfreindre la sécurité des systèmes ou du réseau. Le service Internet Espace TI ne peut pas être utilisé dans le but d’effectuer des tentatives de violation, réussies ou non, de la sécurité d’un réseau, d’un service ou de tout autre système. Parmi les activités interdites, figurent, de manière non exhaustive, les tentatives suivantes : piratage, pénétration, espionnage ou utilisation de systèmes sans autorisation ; balayage de ports ; attaques par déni des services et diffusion de virus ou de tout autre logiciel malveillant. Espace TI se réserve le droit de suspendre l’accès Internet dès réception de l’avis constatant un tel abus de la part d’une autorité Internet ou d’un fournisseur d’accès à Internet. Espace TI peut déconnecter l’équipement de l’utilisateur et suspendre les services si la société estime que le matériel ou les logiciels de l’utilisateur ne sont pas ou plus appropriés à une connexion au réseau Espace TI. L’utilisateur est tenu de veiller à sa propre protection contre les virus sur ses systèmes et l’ensemble de son parc matériel.
* L’utilisateur n’est pas autorisé à créer des liaisons entre le réseau Espace TI et tout autre réseau ou service de télécommunication sans le consentement de Espace TI.
* Espace TI se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment, avec un préavis de dix (10) jours.
Exigence particulière
* L’utilisateur ne doit pas utiliser ses propres points d’accès sans fil. L’utilisation d’un routeur sans fil appartenant à l’utilisateur sans autorisation préalable.
Espace TI ne fournit aucun contrat de niveau de service à l’utilisateur concernant la prestation ou la perte de service dans le cadre de ses services Internet. Espace TI ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, notamment la perte d’exploitation ou des dommages immatériels découlant ou résultant de la perte de service ou de la dégradation de la connectivité/l’accès à Internet stipulé, même si l’autre partie a été informée de la possibilité de tels dommages. Cette disposition s’appliquera, dans les limites autorisées par la loi, indépendamment de la négligence ou de la faute de l’une ou l’autre des parties.
En cas de manquement ou non-respect de ce règlement de la part de l’utilisateur ou de ses collaborateurs le Prestataire aura la faculté de résilier la location.
